Mario Bustos
Director Comercial Key Accounts de Xerox Chile
Empresas de todos los tamaños están poniendo cada vez más atención a cada parte de la estructura TI y a estudiar de qué manera se pueden reducir costos, manejar eficientemente los documentos, aumentar la productividad y ser más sustentables. Créase o no, uno de los lugares donde menos atención se ha puesto, es en la impresión y tratamiento de los documentos, lo que implica una gran oportunidad para los servicios gestionados de impresión (MPS, Managed Print Services en inglés). Mostrar a los clientes cómo su entorno de impresión no gestionado tiene un impacto negativo en sus resultados finales es una estrategia de negocios exitosa y que ha ayudado a reducir costos e incrementar la productividad.
Muchas empresas gastan mucho más dinero que el necesario en impresión en su oficina y cuentan con más equipamiento (copiadoras e impresoras) que las que en realidad necesitan; los servicios gestionados de impresión permiten aumentar la eficiencia al reducir costos e incrementar la productividad. Un estudio realizado a 100 compañías de Fortune para medir su productividad antes y después de la aplicación de un MPS reveló que, en promedio, un usuario puede ganar más de 250 minutos de trabajo en el año al contar con este servicio. Asimismo, según otros estudios, un programa de MPS bien ejecutado puede disminuir los costos en más de un 30%, aumentando –por ende- la productividad de los trabajadores.
Ofrecer un servicio de impresión gestionado bien desarrollado y creado a la medida, es el desafío actual y cobrará cada vez más importancia en el futuro. Aún cuando se prevé un crecimiento de dos dígitos para el mercado de MPS en los próximos años, no alcanza con simplemente ofrecer Servicios de Impresión. MPS es una evolución, no una revolución: se trata de optimizar los recursos de impresión gestionado y mejorarlos con el paso del tiempo, teniendo en cuenta las necesidades del cliente en su negocio.
Con ese fin, es importante buscar un programa de MPS que ofrezca oportunidades de sacar provecho de cualquier tipo de red de impresión/tecnología de impresión con la que cuente una empresa y, al mismo tiempo, reducir el desperdicio, ahorrar dinero y simplificar ampliamente la administración de dispositivos. Un servicio bien ejecutado logrará traspasar las barreras tradicionales en este tipo de área; la primera, es la forma fragmentada en que la mayoría de las empresas compra este tipo de productos y, la segunda, es la habilidad de los clientes para optimizar al 100% estos procesos de negocios.
La idea es centrarse en facilitar el ingreso a los servicios de impresión sin una enorme inversión inicial, para que las compañías puedan invertir en acuerdos, no en infraestructura. MPS es más que el simple manejo de la producción, es una estrategia de negocios que ayuda a proporcionar el nivel óptimo de servicios de gestión de documentos a las compañías.
Hay programas de MPS que ayudan a las empresas con una solución que antes estaba reservada sólo para grandes corporaciones, brindando soluciones a empresas de cualquier tamaño. Nuestros ofrecimientos están dirigidos a los desafíos específicos del mercado para permitir la simplificación de la oferta de servicios mediante capacitación, consejo y apoyo de valor por parte del líder mundial de mercado en MPS.
Pero a pesar de todo esto, no resulta tan evidente para algunas empresas contar con estos servicios, y es ahí donde entra en juego la experiencia del proveedor. En ello es clave poder crear una relación a largo plazo y conversar respecto a la visión estratégica de las empresas que desean incorporar este tipo de servicios de MPS.
Por último, para el éxito de un proyecto de MPS, éste se debe abordar en forma integral y desde varias aristas, considerando no tan solo los costos directos, sino que también el impacto del uso eficiente del papel, consumo energético, optimización de los espacios, eficiencia de los empleados y el impacto medio ambiental, entre otros.
Las soluciones MPS se perfilan como un gran aliado para empresas de cualquier tamaño, siempre y cuando sean bien implementadas y, por supuesto, cuenten con un proveedor que sepa exactamente cómo abordar las necesidades y tenga siempre en mente el dinamismo del mercado y sus demandas.